在平日工作中,会用到很多不同的软件,像钉钉、微信、企业微信、云盘等等,使用的目的都是为了提高工作效率,但是这些“加速器”,有的时候却显得很累赘,反而拖慢了工作进度。相信你在使用这些软件的过程中一定遇到过这些问题:
1、问题一:钉钉上群组多难查找,每天找人找群找项目只能“搜索”,耗时费力
2、问题二:记得在某个钉钉群里看到了一条重要的消息,但是后来再找怎么都找不到了,在搜索里输入关键词也没找到
3、问题三:手机内存清理后,微信聊天中文件、图片、视频全部过期,想用用不了
其实出现这些问题的原因,都是因为没有掌握清楚办公软件的使用!办公平台有很多便捷的功能和应用技巧,这些软件远比你想象的强大,不会用=没用。不是平台设计有问题,而是你没有正确使用。
那如何使用这些办公软件能帮助我们提高工作效率呢?今天从以下两个方面进行分享:
- 钉钉常用快捷操作
- 微信收藏功能操作
1、专注模式——提高沟通效率利器
作用:对聊天窗口进行管理;减轻沟通消息过载的烦恼;提高工作沟通效率
(1)打开方式
电脑端:头像-系统设置-效率套件-专注模式
移动端:设置-效率套件-专注模式
(2)分组方法
①按照项目分:如果同时参与很多项目,那就把跟每个项目相关的群+人,添加到对应分组里面;
②按照部门分:运营、研发、市场、教学等等。
(3)分组的排序方法
分组排序遵循三个原则:
①重要程度:该分组属于重要项目,需要时刻关注;
②紧急程度:该分组不属于重要项目,但是近期需要给结果;
③持续时间:长期项目,排名更靠前一些。
(4)置顶功能
钉钉分组中,默认设置了置顶功能,这里主要放一些常用且重要的人和群,也就是重要的事情。
2、在线编辑——多人协同编辑神器
作用:所有人可见、多人同时编辑、自动保存。
比如教学主管需要统计团队中每位老师的带课量,就可以利用“在线编辑”功能。只需要将模板文档发送到群内,在规定时间内大家在一个文档中编辑,你最后只需要下载最新的文档即可,这里面就包含了所有人的带课信息。
3、培训类——线上办公沟通交流工具
工作过程中可能会有很多培训,有的是线下,有的是线上,钉钉上提供两种线上培训的工具:
(1)培训类-直播
优点:视频实时保存,全员可回看,网络更流畅;
缺点:无法实时与讲师沟通。
(2)培训类-视频会议
优点:可以实时沟通,在线与否查询方便;
缺点:视频无法回放,录制后才可保存。
大家根据自己的需求,选择使用即可
(3)直播操作演示
直播结束后,可以回看、下载。
(4)视频会议操作演示
设置界面,功能有:声音、摄像头、屏幕共享、邀请、全员静音、在线/未加入人员。
4、稍后处理——对重要信息进行待办处理
领导布置了A任务,钉钉上发了消息,当时点开了,但是没来得及处理,就可以把消息设置“稍后处理”,相当于一个待办功能。当你把手头工作完成后,直接去“稍后处理”,就能找到A任务,非常便捷。
(1)操作演示
设置方法:选中消息-右键-稍后处理。
使用方法:点击稍后处理,找到消息。
5、DING——重要通知无障碍必达
群内发送通知,有的伙伴没有读消息,就可以用“ding”功能,保证每个人都看到。会直接在电脑桌面或手机界面上方弹出消息,如果不处理的话,消息不会消失。
方法一:
方法二:(仅针对@所有人的情况)
6、摇一摇——钉钉版“历史操作”查看功能
A在某个钉钉群内发了个文件,你点开看了一半,这时B给你发了消息,你点开回复,回复完之后,你想再找到刚才的文件,就只能一条一条翻聊天记录,费时费力。
摇一摇这个功能,就可以解决这个问题:摇两下手机就会出现如下界面:
(1)功能介绍:
最近聊天:人、群、工作通知;
最近功能:如打卡、审批等;
最近浏览:图片视频、文件、链接。
一键回主界面,不用逐级返回
(2)打开方式
设置-效率套件-最近使用。
微信上的文件有效期很短,如果不及时保存,想用的时候就用不了了;有些文件可能需要在不同时间给不同家长发,就得来回找费时费力,微信上的收藏功能就可以解决这个问题。
优点:不会过期,方便查找,便于分享
(1)操作方法:直接查找或微信聊天界面中发送
(2)其他功能:
①添加标签:选择收藏-右上角三点-编辑标签;
②搜索功能:按类型/关键词/标签搜索;
③新建笔记:可添加待办、文件等。
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